A mai cikkünkben az IATF 16949:2016 szabvány 4. hivatalos értelmezésének magyar fordítását tesszük közzé. Az SI 4 a belső auditorok kompetencia követelményeinek tisztázásáról szól. Ennek kapcsán beszéljünk kicsit a belső auditorokról és az elvárt kompetenciáikról.
Egy szervezeten belül az IATF követelmények szerint szükség van rendszer-, folyamat- és termékauditorokra. A velük szemben támasztott követelményeket a szervezetnek dokumentált folyamatban kell meghatároznia. A szabvány egyértelműen meghatározza, mik azok a minimum szakismereti követelmények, amit egy belső auditortól elvárhatunk.
A szervezetnek a minimum elvárt tudás mellett célszerű meghatározni a szervezetre specifikus ismereteket is, és gondoskodni arról, hogy ezeket az ismereteket meg is szerezzék a dolgozóik. Tipikusan ilyen cégspecifikus auditori ismeretek lehetnek rendszer- és folyamatauditorok esetén a belső szabályozó dokumentumok ismerete illetve egy multinacionális cég esetén a cégcsoport globális, társasági szintű követelményei, melyek a vállalatcsoport minden lokációjára érvényesek. Sajnos, sok esetben ezeket inkább csak a minőségirányítási rendszerauditorok ismerik, a folyamatauditorok képzéséből kimaradnak.
A belső rendszer- és folyamatauditoroknak szükséges, hogy rendelkezzenek alapvető ismeretekkel az általuk auditált gyártási folyamatokban használt technológiákról. A szervezetnek gondoskodnia kell róla, hogy ezeket az ismereteket az auditoraik megszerezzék, ennek érdekében célszerű az új auditorokat egy-egy tapasztalt auditor mellé beosztani betanulási célzattal illetve alkalmanként oktatásokat szervezni, ahol a technológus mérnökök egy-egy technológiai folyamatról beszélnek az auditorokkal.
Tipikus hiba, hogy a kompetencia követelmények meghatározása során nem veszik figyelembe a vevői követelményeket, a vevők egy része ugyanis meghatározza a követelményeiben, hogy milyen kompetenciákkal kell rendelkeznie. Ilyen pl. a Volkswagen csoport követelménye arra nézve, hogy a belső folyamatauditornak VDA 6.3 tanúsítvánnyal kell rendelkeznie.
A termékauditoroktól elvárt kompetenciák között szerepel, hogy ismerniük kell a termékkövetelményeket és a termékaudit elvégzéséhez szükséges berendezések használatát. A termékkövetelmények elég egyértelműnek tűnnek, a termékauditor ismerje a termékrajzot és az azon meghivatkozott követelményeket. Sok esetben azonban az a tapasztalat, hogy a termékauditot végzők nem ismerik a rajzon hivatkozott esetleges szabványokat, az idegen nyelven készült megjegyzéseket nem értik nyelvismeret hiányában. Emellett tipikus hiányosság, hogy a szervezet nem gondoskodik arról, hogy a termékauditorok megismerjék az általuk ellenőrzött termékek felhasználását, legyen az akár a következő összeszerelési fázis, akár az alkatrész szerepe az autóban. Ezt lehet még azzal tetézni, hogy nincs termékbiztonsági ismerete a termékauditornak, sok esetben még biztonsági termék esetén sem.
Nyilván az auditorok nem születnek minden elvárt ismerettel, ezért a szervezetnek gondoskodnia kell arról, hogy a belső auditorok megszerezzék azokat az elvárt kompetenciákat, amiket velük szemben támasztanak. Ezeket az ismereteket meg lehet szerezni részben „osztálytermi” képzésekkel, részben gyakorlati képzésekkel is.
Tapasztalatom szerint, főleg a rendszer- és folyamatauditorok esetén elengedhetetlen, hogy képzést kapjanak az ISO 19011, Útmutató irányítási rendszerek auditálásához szabványból, lehetőség szerint sok-sok gyakorlattal, például szituációk gyakorlásával, audittervek készítésével. Emellett szükségesnek látom, hogy egy tapasztalt auditor mellett először megfigyelőként, majd társauditorként gyakorlati ismereteket is szerezzenek.
Fontosnak tartom azt is, hogy az auditorok ne csak a követelményekkel és szabványokkal ismerkedjenek meg, hanem
- megtanulják kezelni azokat az emberi interakciókat, helyzeteket, amibe kerülhetnek egy-egy audit során
- megtanuljanak nagyobb hallgatóság előtt beszélni
- megtanuljanak csapatban dolgozni,
- megtanuljanak szervezni,
- megtanulják beosztani az idejüket.
Auditorként kerülhetünk olyan helyzetbe, amikor esetleg olyan auditáltakkal kerülünk kapcsolatba, akik túl sokat beszélnek, folyamatosan terelik a szót, akadályozzák az auditot, túl barátságosak, vagy annak ellenkezője esetleg agresszíven lépnek fel. Ezekben a szituációkban nem mindegy, hogy hogyan reagál az auditor, hiszen a célja továbbra is az, hogy az auditot hatékonyan végrehajtsa.
Auditorként szükség van arra, hogy megtervezzük az auditot és beosszuk az időnket, annak érdekében az auditot az arra rendelkezésre álló időben sikeresen befejezzük. Nagyobb auditok esetén pedig több társauditorral kell dolgozzunk.
A fentieket figyelembe véve az a véleményem, hogy van annak létjogosultsága, hogy a belső auditorok részt vegyenek olyan képzéseken, amelyeknek nem a kifejezetten szakmai tudás növelése a célja, hanem a kommunikációs készség növelése, a csapatban való munka és az idővel való gazdálkodás javítása.
Az IAOB SMMT Youtube csatornáján: IATF 16949 Auditing minden héten megjelennek audit szituációk, amik segítséget nyújthatnak kezdő és tapasztalt auditorok számára is abban, hogy fejlődjenek. Ezeket a videókat fel lehet használni a belső auditorok képzésére is, például oly módon, hogy az auditorok workshop keretében megnéznek egy-egy videót, közösen megbeszélik a látottakat, esetleg azt, hogy ők hogy csinálták volna másként, utánaolvasnak az adott szabványpontnak. Erre a workshopra lehetne akár két-két órát szánni minden hónapban.
Jó eszköz lehet még az auditorok fejlesztésében az is, ha egy auditjukat megfigyeli egy másik auditor, akivel utána négyszemközt megbeszélik, hogy milyen benyomást szerzett a megfigyelő és javaslatokat ad a megfigyeltnek.
A témáról még hosszú oldalakon keresztül lehetne beszélni, de a lényeg, hogy minden szervezetnek egyértelműen le kell szabályoznia, mik az elvárásai a saját auditoraival kapcsolatban és gondoskodniuk kell arról, hogy az auditorok képességei folyamatosan fejlődjenek.
Önöknek mi a véleménye, a minimum kompetenciákon felül milyen ismeretekre van szüksége a belső auditoroknak? Osszák meg velünk a Facebook vagy LinkedIn oldalunkon!
KAPCSOLÓDÓ FOGALMAK
audit:
Módszeres, független és dokumentált folyamat objektív bizonyíték megszerzésére és objektív értékelésére annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek.
auditor:
Személy, aki auditot végez.
IRODALOMJEGYZÉK
IATF 16949:2016 Quality management system requirements for automotive production and relevant service parts organisations
MSZ EN ISO 9000:2015 Minőségirányítási rendszerek. Alapok és szótár